Indhold
- etaper
- Del 1 Organiser tildeling af service
- Del 2 Håndtering af overgangsperioden
- Del 3 Tænkning med hensyn til langsigtet udvikling
Når du forlader en stilling, er det sandsynligt, at din vejleder eller leder vil søge din hjælp til at lette kontrakten med din efterfølger. Hvis du er initiativrig og organiseret, vil du være i stand til at sikre en jævn overgang til din virksomhed og forlade, mens du efterlader et fremragende professionelt omdømme.
etaper
Del 1 Organiser tildeling af service
-
Diskuter udviklingen i overdragelsen med din vejleder. For at starte, skal du have en grundig diskussion med din vejleder for at bestemme nøjagtigt, hvordan tjenesten skal udføres. Afhængigt af det arbejde, du udfører, og den måde, din leder kan lide at arbejde, skal du muligvis bidrage meget til overgangen. Dette kan omfatte det faktum, at den, der erstatter dig, observerer, at du arbejder i et par dage eller endda længere.- I de fleste tilfælde skal du mindst udarbejde et officielt overførselsdokument.
- Diskuter dette med din manager, og find ud af, hvor meget du forventes at bidrage med, og hvad du bliver nødt til at fokusere på, når du leverer tjenesten.
-
Lav en foreløbig præsentation af dit overførselsdokument. Når du har en klar idé om din vejleder forventninger, kan du begynde at skrive overførselsdokumentet. Dette vil hjælpe dig med at organisere dig selv, mens du klassificerer alle de forskellige opgaver og oplysninger, som du bliver nødt til at formidle i denne overgangsperiode. Dokumentet skal indeholde følgende elementer:- detaljerede oplysninger om dine daglige aktiviteter, prioriteter og opgaver,
- en oversigt over de væsentlige punkter i forbindelse med denne funktion,
- en klar redegørelse for, hvad der forventes af din efterfølger,
- en liste over alle vigtige dokumenter, der skal sendes. Dette kan være en arbejdsplan eller en given kontrakt.
-
Indstil alle de sidste detaljer. Hvis du ved, at du snart forlader dit indlæg, kan det hjælpe dig med at gøre en ekstra indsats for at sikre, at du ikke efterlader noget uafsluttet. Du vil opleve reel tilfredshed, hvis du formår at opnå dette, og du vil også være i stand til at hjælpe den, der erstatter dig på et godt grundlag. Dette gør dig også i gang ved at være i god form med dine chefer og opretholde et godt omdømme.- Dette er muligvis ikke altid muligt, men hvis du har en mappe, der er ved at blive afsluttet, skal du gøre den ekstra indsats, det tager for at færdiggøre den.
- Derudover kan en ny person, der kommer til at behandle en aftale, når det er tæt på at blive indgået, have det vanskeligt at færdiggøre den, da den ikke er opmærksom på alle kompleksiteterne i filen.
-
Tal med dine kolleger. Før din efterfølger tiltræder, skal du finde tid til at diskutere med dine kolleger om overdragelsen og spørge dem, om de synes, at der er noget, du skal fokusere på. Hvis der verserer et problem, og du ikke er opmærksom på det, er det drømmen mulighed for at tage varsel.- Nye problemer vil sandsynligvis ikke have nogen indflydelse på dine sidste dage, men hvis du i det mindste er opmærksom på dem, vil du være i stand til at rapportere dem til den, der tager din plads.
- Det giver dig også muligheden for at sikre dig, at alle dine medarbejdere ved, at du forlader, og når du rejser. Informer dem om overgangsperioden, så de tager den i betragtning.
- Der er en god chance for, at din produktivitet falder i en overgangsperiode, hvorfor det er en god ide at informere dine medarbejdere på forhånd.
-
Skriv et officielt overførselsdokument. Det sidste trin i forberedelsen til overgangen er at afslutte skrivningen af det officielle overførselsdokument. Du kan bruge det udkast, du har lavet, men sørg for at udvide det og inkludere alle de vigtige oplysninger. Du skal gennemgå dokumentet med din vejleder og alle andre medlemmer af teamet. Prøv at gøre dette, og send dokumentet til din efterfølger et par dage før den dato, hvor det formodes at tiltræde. Indholdet af denne type dokumenter varierer afhængigt af typen af udført arbejde, men det kan omfatte følgende:- en liste og tidsplan for de aktioner, der skal gennemføres
- en orientering om aktuelle emner,
- en kalender med frister og kommende begivenheder,
- loginoplysninger og adgangskoder,
- en liste over nyttige kontakter,
- en guide til, hvordan man administrerer mapper og filer på computeren.
Del 2 Håndtering af overgangsperioden
-
Tildel overgangen så meget tid som muligt. Du kan stadig være til stede, når din efterfølger tiltræder, og du kan blive bedt om at gennemføre en mere komplet service. Varigheden af denne overgang varierer, men i nogle tilfælde har du et par dage eller mere til at hjælpe den nye med at gøre sit præg. Generelt, jo mere tid du bruger i overgangsperioden, jo mere information kan du overføre.- Der vil uundgåeligt være detaljer, du vil glemme, og at have nogen følge dig er en god måde at konfrontere de forskellige daglige opgaver, du udfører.
-
Videregive de vigtige dokumenter personligt. I overgangsperioden er det god praksis at sikre, at alle kritiske data og vigtige dokumenter videregives personligt. Dette vil hjælpe med til at sikre, at de vigtigste opgaver udføres i standarderne, og at prioriteringerne er klart defineret. Hvis du videregiver dokumenterne personligt, kan du også diskutere de mest komplekse spørgsmål grundigt, før du rejser.- Denne mulighed, som du bliver nødt til at videregive nøgleinformation, mens du tillader din efterfølger at stille dig spørgsmål direkte, er vigtig for en smidig overgang.
- Dette vil også give dig chancen for at give en kegle og bringe flere nuancer til en diskussion, som ellers kunne have været ignoreret.
-
Gør en indsats for at bringe din hjælp. Hvis du finder dig selv i kontakt med din efterfølger på arbejdet, skal du altid være initiativrig og omsorgsfuld. Lav en indsats for at identificere og hjælpe med at løse eventuelle problemer, der måtte opstå. Den person, der erstatter dig, kan blive skræmt og lidt genert de første dage, og han er måske bange for at forstyrre dig med sine spørgsmål.- Sørg for at gøre det klart, at du er der for at hjælpe, og at spørgsmål er velkomne.
- Dermed hjælper du med at få på plads en situation, hvor ansvaret for overførsel af service deles mellem din efterfølger og dig.
-
Organiser et møde for at afslutte overdragelsen. Den sidste ting at gøre, før du går og afslutter tjenesten, er at arrangere et ultimativt møde med den, der erstatter dig. Bed ham om at indsende eventuelle udestående spørgsmål, han måtte have, og de notater, han har taget. Dette møde er en fremragende mulighed for de nye til at sikre sig, at han forstår sit ansvar og rolle.- Alle usikkerheder kan afklares på dette møde.
- Afhængig af typen af sted, hvor du arbejder, kan det være klogt at undgå, at din vejleder eller leder deltager i mødet.
- I det mindste skal du informere din leder om, hvor og hvornår mødet afholdes, og spørge, om der er noget andet, du gerne vil tilføje.
Del 3 Tænkning med hensyn til langsigtet udvikling
-
Fremhæv ethvert støttedokument eller træning. Forsøg at se overførslen af service som en mulighed, du får til at hjælpe med at virkelig give din efterfølger enhver chance for at få succes. Du overfører ikke kun arbejdet og opgaverne, du prøver også at hjælpe den, der erstatter dig med at udvikle sig professionelt, ud over at bidrage til soliditeten i din gamle virksomhed på lang sigt.- Du kan gøre dette ved at indsende alle træningsmuligheder, du er opmærksom på.
- Du har muligvis fulgt træninger, der hjalp dig med at sætte dit præg og tilpasse dig, da du begyndte at udføre dette arbejde.
- Glem ikke at præsentere dette for din efterfølger og opmuntre ham til at udforske flere muligheder.
-
Forsøm ikke arbejdskulturen. Hvis du har mulighed for at tilbringe tid med den, der tager din fakkel, er det vigtigt, at du ikke bare fokuserer på de tekniske aspekter af dit arbejde. Hver virksomhed er unik og har et unikt miljø og arbejdskultur, der kan skræmme eller forvirre en nykommer. Sørg for at tage dig tid til at forklare, hvordan tingene fungerer i din virksomhed.- Gør en indsats for at vise ham rundt på kontoret og præsentere det for alle ansatte.
- Sørg for klart at definere rollen som den nye, og klarlægge de tidligere medarbejders pligter.
- Hvis det arbejde, den nye person udfører, er lidt anderledes end dit, eller hans / hendes prioriteringer og ansvar er forskellige, skal du sørge for, at andre medarbejdere ved det.
-
Angiv dine detaljer. Hvis du virkelig ønsker at gøre mere, skal du give dine kontaktdata til den nye medarbejder. Du kan fortælle ham, at han har muligheden for at kontakte dig i tilfælde af større problemer, eller hvis han skal ledes. Ikke alle vil være glade for at gøre det, og det vil helt sikkert afhænge af dit forhold til din tidligere chef.- Et problem kan ofte løses med en simpel e-mail.
- Det faktum, at du foreslår at hjælpe godt efter at have forladt, efterlader et godt indtryk og hjælper med at forbedre dit omdømme.