Indhold
- etaper
- Del 1 Valg af en metode til registrering af data
- Del 2 Gennemse undersøgelsen
- Del 3 Analyse af resultater og foretage ændringer
Undersøgelsen af tid og bevægelse involverer analyse af jobpræstationer ved at observere og timere opgaver. Det kan hjælpe dig med at bestemme, hvor effektiv din dag kan være, så du kan spare energi og tid til alle til gavn! Du kan gøre denne form for undersøgelse på dig selv eller på en anden. Men først skal du vælge den metode, der skal bruges, fra realtidsobservation til samplingmetoder (snapshot-metoden), før du går videre til at observere og timere opgaven. Når undersøgelsen er afsluttet, kan du bruge resultaterne til at opsætte en mere effektiv måde at arbejde på.
etaper
Del 1 Valg af en metode til registrering af data
-
Brug prøveudtagningsmetoden, hvis du er tom for tid. Denne metode involverer at observere medarbejderen på givne tidspunkter snarere end støt. Intervallerne kan være tilfældige eller regelmæssige. Du observerer arbejdstageren i en periode og ekstrapolerer derefter på basis af prøverne den tid, der er givet til hver opgave. Denne metode er mere effektiv på aktiviteter, der har få komponenter eller arbejdstagere, der generelt udfører få opgaver.- For eksempel med en medarbejder, hvis hovedopgave er fakturering, kan tilfældig prøveudtagning være effektiv, fordi det giver dig mulighed for at se, hvad personen gør, hver gang du tager status. Når du har alle dataene, kan du identificere den aktivitet eller komponent, der tager mere tid for personen ved at sammenligne opgavens hyppighed og varighed i hver tilfældig prøve.
- Fordelen ved denne tilgang er evnen til at observere mere end en person i et defineret tidsrum gennem individuel rotation.
- Hvis du anvender denne metode på dig selv, kan du planlægge en alarm, der udløses med bestemte tidsintervaller, så du kan registrere det arbejde, du udfører i en given periode.
-
Se aktiviteten i realtid for at stille spørgsmål. Med denne metode er du i det samme rum som medarbejderen, når de udfører opgaven. Du observerer det arbejde, det udfører, og nedbryder det, mens du timer det. Hver komponent skal være en forståelig helhed uden at være for detaljeret og vanskelig at følge.- Det er ikke nødvendigt at time til en stor aktivitet uden at undersøge komponenterne. Det er gennem disse, du kan identificere manglerne. Der er faktisk ingen grund til at stoppe medarbejderen i sit job: du vil bare nedbryde opgaven til registreringsformål. For eksempel, hvis hans job er at konsultere breve, vil komponenterne være: gå hen til mails, find de pågældende mails, bringe dem til kontoret for at åbne konvolutterne, læse indholdet og kaste eller behandle hver mail.
- Det kan være nyttigt at have en gruppe mennesker, der er ansvarlige for at observere arbejdstageren. Således kan en person tage ansvar for at stoppe uret, en anden gangs optagelse og en tredje person for at tage noter.
- Du kan også anvende denne metode på dit arbejde. I dette tilfælde bliver du nødt til at bedømme hver komponent, når du kører den.
-
Lav en video til et mere naturligt touch. I stedet for at se de aktiviteter, der udføres i realtid, lav en video. Således kan du vende tilbage senere for at analysere varigheden af hvert arbejde. Det vil ikke være et stort tab for dig, da du altid kan spole optagelsen tilbage for at gennemgå en sekvens. -
Tag på video for at få mere præcise resultater. Hvis du måler din egen præstation, vil denne metode være meget enklere end de to andre. Installer et kamera på et stativ med den ideelle vinkel til optagelse af jobbet. Lad kameraet registrere et job, du udfører, for eksempel når du skriver en rapport.- Evaluer aktiviteten over en periode. For eksempel kan du gennemføre evalueringen i en uge eller en måned.
Del 2 Gennemse undersøgelsen
-
Opret et regneark for at gemme dataene. Du har brug for et værktøj til at registrere opgaven, og et regneark er ideelt. Derudover skal du registrere tiden. Opgaver udføres ofte i batches. Hvis dette er din sag, skal du planlægge et felt for at registrere varigheden af hver komponent i hver opgave. Til denne del behøver du kun et sæt nummererede felter. Du skal også tilføje en kolonne til bemærkninger.- For eksempel, hvis en medarbejders job er at kontrollere e-mails, og en af komponenterne er at læse dem, skal du skrive den tid det tager at læse hver i de nummererede dele ved siden af komponenten.
-
Opdel arbejdsbyrden i små aktiviteter. For at kunne gennemføre en tids- og bevægelsesundersøgelse, skal du delvis bestemme, hvilken tid der er afsat til hvert job. Generelt er den eneste måde at forbedre et holds præstation at se på de små handlinger i hver opgave. Så snart arbejdet er afsluttet, skal du angive hver komponent efterfulgt af en kort beskrivelse.- Hemmeligheden er at finde den rigtige detalje. For eksempel er den tid, der kræves for at trykke på en knap overflødig information. Du bør dog ikke bruge for meget, da dette kan fratage dig de nødvendige data til at registrere ydelsesniveauet.
- Antag, at du tjekker dine e-mails. Denne opgave skal opdeles på følgende måde: oprette forbindelse til din computer og din indbakke, slette spam uden at åbne den, læse e-mails, skrive svar på e-mails og sortere filer i mapper.
-
Gem hver opgave. Start med et stopur. Prøv at sætte gang på hver del af opgaven, og bemærk, hvor lang tid det tog at udføre hver opgave. Det er generelt lettere at stoppe og genstarte stopuret med den forløbne tid. Senere kan du beregne antallet af sekunder, det tog for hver aktivitet.- For bedre nøjagtighed skal du indsamle dataene over flere dage.
-
Tidsopgaver med videoer. Når du bruger en video, skal du stoppe og genstarte den for hver komponent, du timing. Dette giver dig tid til at foretage observationer og notere varigheden af hver komponent.
Del 3 Analyse af resultater og foretage ændringer
-
Beregn gennemsnittet af hvert trin. Når du har samlet alle data, kan du prøve at beregne den gennemsnitlige varighed for hvert trin. For at få gennemsnittet, summer alle varighederne for en komponent og divider med antallet af varigheder i denne gruppe.- For eksempel, hvis postlæsning er en komponent, kan varigheden være 4 minutter, 1 minut, 2 minutter, 3 minutter og 5 minutter. Sum disse tal: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Del resultatet med antallet af indsamlede varigheder. For arten er det 5. Del 15 med 5 for at have 3 minutter i gennemsnit pr. Post.
-
Bestem den gennemsnitlige varighed af en aktivitet. Den enkleste metode til at bestemme den gennemsnitlige varighed af en hel opgave er at summere alle gennemsnit for komponenterne. Dette vil hjælpe dig med at finde gennemsnittet af alt arbejde. -
Ranger opgaverne efter vigtighedsniveau. Klassificer aktiviteter efter vigtighedsniveau for at vide, hvilke der er prioriteter. Det er ikke nødvendigt at tildele numre: du kan bare markere dem som vigtige og ikke vigtige opgaver. For eksempel kan det være vigtigt at besvare e-mails, men medmindre du arbejder i kundeservice, er det sandsynligvis en mindre vigtig opgave end at skrive en rapport. -
Reducer aktiviteterne af mindre betydning og tidskrævende. Når du har evalueret alle opgaver, skal du bestemme, hvilke der tager nok tid, men som ikke er af stor værdi. Det er dette arbejde, der hjælper dig med at finde måder at reducere dine udgifter på. Det er lige så vigtigt at se på aktiviteter, der er tidskrævende, men også vigtige i dit arbejde. Det ville bestemt ikke skade for at gøre dem mere effektive. -
Se efter samtidige pletter. Samtidige opgaver har en tendens til at forlænge varigheden af hver aktivitet, da du ikke kan fokusere på flere job på én gang. Når du udfører flere opgaver, såsom at se e-mails og skrive en rapport på samme tid, kan du prøve at gøre andet. Indstil et tidspunkt til at gøre et job ad gangen. Når du skriver en rapport, skal du lade dem være i fred.- Hvis du læser dine sind hele dagen, frigøres du mentalt fra alle de andre opgaver, du udfører. Ofte er det bedre at kun gøre et job ad gangen. For eksempel kan du læse dem om morgenen, ved middagstid og lige før du forlader arbejde.
-
Se efter mangler for at reducere dem. Du vil ofte finde ineffektivitet i de opgaver, du har tid til og beskriver. Ved at fjerne disse mangler vil du være i stand til at arbejde bedre og få mest muligt ud af din tid.- Hvis du f.eks. Skal udfylde dokumenter hver dag i et andet rum uden for dit kontor, skal du finde tiden til at gøre det på én gang. Den konstante frem og tilbage vil få dig til at spilde tid, som du kunne afsætte til andre opgaver.