Viden

Sådan styres dine prioriteter med Excel

Posted on
Forfatter: Judy Howell
Oprettelsesdato: 6 Juli 2021
Opdateringsdato: 1 Juli 2024
Anonim
Sådan styres dine prioriteter med Excel - Viden
Sådan styres dine prioriteter med Excel - Viden

Indhold

er en wiki, hvilket betyder, at mange artikler er skrevet af flere forfattere. For at oprette denne artikel har 20 personer, nogle anonyme, deltaget i dens udgave og forbedring over tid.

Det er naturligvis muligt at registrere dine opgaver, der skal udføres prioritet, på et stykke papir, hvis du føler dig i stand til at gøre alt i løbet af en eftermiddag.



Men når en masse ting at gøre falder på dig på samme tid, udsættes mange af dem ofte til dagen efter, hvis det ikke er måneden derpå. Takket være Excel-regnearket, som vi foreslår at oprette i denne artikel, styres dine prioriteter automatisk af Excel i henhold til de fremtidige frister, og rækkefølgen af ​​de opgaver, der skal udføres, omorganiseres, så du kan udsætte disse opgaver så lidt som muligt. .


Følg denne vejledning, og om 20 minutter har du en meget effektiv måde at styre dine prioriteter på din computer.


Bemærk: I henhold til de internationale versioner af Excel er punkt adskillelse i formlerne kan erstattes af semikolon.

etaper



  1. Opret en "Desktop" eller "Home" fane. Åbn et nyt Excel-regneark. Højreklik på fanen "Ark1" nederst på skærmen og klik på "Omdøb". Registrer i stedet "Hus" eller "Kontor".




  2. Omdøb også "Sheet2" til "Pattern" og "Sheet3" til "Points" efter samme procedure som i det første trin.



  3. Opret vigtighedstabellen. Udfyld kolonner A, B og C på følgende faneblad "Punkter":



  4. Definer navnet "Betydning". Vælg celler A2 til C7. Med Excel 2007 eller nyere skal du klikke på "Formler" og derefter på "Definer et navn". Med Excel 2004 eller nyere skal du klikke på "Indsæt"> "Definer"> "Navn".
    • Når Excel beder dig angive navnet, skal du indtaste "Betydning" og klikke på "OK".




  5. Opret tabellen over indsatser. Gentag trin 3, 4 og 5 for at oprette indsatsstabellen i kolonne E, F, G. Vælg celler E2 til G6 og definer dem med navnet "Effort".



  6. Opret en tabel med nødsituationer. Gentag trin 3, 4 og 5 for at oprette nødsituationstabellen i kolonne I, J og K. Definer disse celler under navnet "Emergency".



  7. Indtast overskrifterne under fanen "Hjem" eller "Kontor", alt efter dit valg. Vi antager her, at du har valgt at navngive denne fane "Hus". Klik på det, og indsæt følgende overskrifter i linje 1:
    • A - prioritet; Vi indtaster her formlen for prioriteter, 1 til de vigtigste opgaver. Men dette antal kan gå op til mere end 100.
    • B - opgave; navnet på den opgave, der skal udføres
    • C - Betydning; det bemærkes ved hjælp af bogstaverne A, B, C, D, E eller F i tabellen.
    • D - indsats, en note mellem 1 og 5, træk fra tabellen "indsats".
    • E - nødsituation; En formel baseret på fristen for udførelse af opgaven
    • F - Deadline; Datoen, hvorpå opgaven skal udføres senest. Fristerne skal ikke altid overholdes til brevet. Således fortæller "Acceleration" datoen, hvor du kunne begynde at udføre denne opgave, og "Extension" giver dig datoen, indtil opgaven kan udsættes. For eksempel kunne vi give en 5-dages acceleration og en 4-dages forlængelse af "Gå til frisør" -opgaven - ja, det ville ikke give mening at gå til frisøren to uger i forvejen, og folk ville begynde at bemærke, at skal du gå til frisøren, hvis du er mere end 4 dage for sent.

    • G - Acceleration - Antal dage før den udkoblingsdato, hvorfra du allerede kunne (begynde) færdiggøre den pågældende opgave.
    • H - forlængelse; automatisk forlængelse af fristen
    • I - resterende dage; dette er en formel, der beregner antallet af dage før afskæringsdatoen. Formlen returnerer et negativt antal dage, hvis fristen overskrides.
    • J - slutdato; den dato, hvor opgaven blev afsluttet.
    • K - Kommentarer; alle detaljer vedrørende den opgave, der skal udføres



  8. Gå ind på din opgaveliste. Bemærk, at kolonnerne "Prioritet", "nødsituation" og "Resterende dage" har været tomme. Vi udfylder dem senere ved hjælp af formler. Nedenfor er eksempler på husholdningsopgaver, du muligvis skal gøre.



  9. Mellem formlerne for "Resterende dage", "Emergency" og "Prioritet". Disse formler skal indtastes i den anden linje i hver af de kolonner, der er nævnt i den foregående sætning.
    • I kolonne I (Resterende dage) = F2-SI (ESTVIDE (J2), DAG (), J2)
    • I kolonne E (nødsituation) = SI (I2> G2,5, SI (I2> 0,4, SI (I2 = 0,3, SI (I2 + H2> 0,2,1))))
    • I kolonne A (prioritet) = VLOOKUP (C2, betydning, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, indsats, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, nødsituation, 2, FALSE)



  10. Skift formatet til celle I2 til "Antal". Højreklik på cellen, vælg "Cell Format" og klik på "Number". Sæt også "0" i boksen "Antal decimaler". Klik på "OK".



  11. Kopier formlerne i kolonnerne "Prioritet", "nødsituation" og "resterende dage", og udvid dem til de resterende tomme felter i hver af disse kolonner. Klik først på "E2" og tryk samtidig på "CTRL" og "C" -tasterne, vælg derefter celler E3 til E10 og tryk samtidig på "CTRL" og "V" -tasterne. Gør det samme for at udvide formlen til I2 i rubrik I3 til I10. Endelig gentages denne procedure igen for at udvide A2-formlen til cellerne A3 til A10. Vær ikke opmærksom på underlige værdier, der returneres af celler på linjer, hvor der ikke skrives en opgave.



  12. Sorter linjerne i prioriteret rækkefølge. Vælg cellerne A1 til K1, og forstør dette valg for at omfatte alle linjer, der indeholder en opgave. Klik derefter på "Data"> "Filter".



  13. Gem dit regneark, inklusive datoen, for at finde ud af den sidste dato, hvor filen blev åbnet.



  14. Udfør de udførte opgaver. Når du er færdig med en opgave, skal du indtaste den i kolonnen "Slutdato". Husk dette trick: Når du trykker på "CTRL" + ";" (kontroltasten og;) -tasten samtidig, vises den aktuelle dato automatisk i den valgte celle.



  15. Se rækkefølgen af ​​dine prioriteringer ændres hver dag. Her er prioriteterne for de kommende dage. Den 13. juli er alle de opgaver, der skal udføres, før den såkaldte "accelerationsperiode". Den 20. juli er de højeste prioriteter (dem med det mindste antal) fire opgaver og blandt dem klipper græsset (som har nået sin frist). Den 21. juli er klipningen af ​​græsset endnu større (vi er gået ind i "udvidelsesperioden"), og den 23. juli er denne prioritet steget endnu mere, fordi vi har passeret perioden "udvidelse". Vi ser også, at opgaven "Betal gebyrerne" er steget på datoerne 23. og 25. juli.
rådgivning
  • Læs artiklerne nedenfor for at lære mere om, hvordan du styrer din tid og dine prioriteter.
  • Det er muligt at downloade en kopi af dette regneark til følgende adresse:
  • = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) 7 +, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
  • Tøv ikke med at sortere din to-do-liste dagligt om nødvendigt.
  • Opdel dine store opgaver i flere mindre.
  • Kopier dine tilbagevendende opgaver under fanen "Skabelon", så du nemt kan finde og kopiere dem.
  • Du er fri til at ændre de punkter, der er tildelt til hvert prioritetsniveau.
  • Bland ikke opgaver, der er relateret til din familie og dit hjem, med de, der er relateret til dit arbejde i den samme Excel-projektmappe.
  • Du kan frit tilføje nye kolonner til denne tabel - hvem har tildelt dig opgaven, i hvilken kategori opgaven er indskrevet osv.
  • Brug værktøjet AutoFilter til at vælge opgaver, der er forbi fristen (Urgency = 1) eller meget vigtige opgaver (Betydning = "A").
  • En måde at altid holde en tilbagevendende opgave opdateret er at indtaste dette under kolonnen "Deadline" (Dette eksempel er baseret på fredag, som er angivet med "5" her)
  • Tilføj en betinget form (ved hjælp af "SI" -funktionen) i din "Deadline" -kolonne for automatisk at indikere, hvornår fristen er passeret.

  • Tæll antallet af opgaver, der udføres i den valgte periode, hver uge eller måned. Dette kan være den eneste positive feedback, du får på dit arbejde.
  • Denne formel tager den aktuelle dato (mandag = 1, tirsdag = 2 osv.) Og kontrollerer, om vi allerede er gået eller ikke på fredagen i den aktuelle uge. Hvis dette er tilfældet, tilføjer formlen 7 til den aktuelle fredag ​​for at returnere resultatet af næste fredag ​​som et resultat. Hvis fredag ​​endnu ikke er forbruget, returnerer formlen simpelthen datoen for fredag ​​i denne uge.
  • I dette eksempel er mandag = 1, tirsdag = 2, onsdag = 3, torsdag = 4, fredag ​​= 5, lørdag = 6, søndag = 7.
  • Vi kan også ændre denne formel, så den fungerer for eksempel til tirsdage. Vi ser på listen ovenfor, at tirsdag = 2, det er derfor nødvendigt at ændre i formlen, der er angivet over alle 5 med 2.
advarsler
  • Gem dette ark regelmæssigt.
  • De numre, der er tildelt til disse forskellige prioriteter, ordnes ikke altid. Således udfylder en prioritet med et tildelt antal "1" ikke antallet, der er knyttet til de andre prioriteter. Det er muligt, at nogle prioriteter har et tilknyttet nummer, der overstiger 100, og at alle mulige tal ikke tildeles prioriteter. Jeg råder dig til at fokusere på prioriteter med tal mellem 1 og 12.
  • Bare rolig, hvis du skriver en masse opgaver i dette regneark. Det er absolut ikke pinligt, at opgaver forbliver i bunden af ​​listen i flere måneder. De begynder at gå op på listen, når deres frist nærmer sig.
  • Den måde, du administrerer din tid på, er unik for dig, og dette regneark er muligvis ikke egnet til dig. Du kan også tænke, at det at skulle åbne denne fil hver dag kræver for meget arbejde eller er for påtrængende. Det er grunden til, at dette regneark kan være nyttigt for dig, for eksempel, som vil synes helt ubrugelig for din nabo eller omvendt.
  • Du kan bruge et regneark med Googles online regnearkssoftware i stedet for at bruge Excel. Således vil din fil være tilgængelig overalt, hvor du kan få adgang til Internettet.