Indhold
I denne artikel: Skriv et klagebrev Brug den korrekte tone og format Følg bogstavet Referencer
Mange mennesker skriver et klagebrev på et tidspunkt i deres liv. Hvis du ikke er tilfreds med produkterne eller tjenesterne fra et bestemt firma, kan disse problemer som regel løses til gensidig fordel for begge partnere med et brev, der kraftigt fordømmer situationen, men på en høflig måde. Det er hverken vanskeligt eller bekymrende at skrive et klagebrev. Alt hvad du skal gøre er at præsentere fakta tydeligt og høfligt foreslå en løsning.
etaper
Del 1 Skrivning af et klagebrev
- Adresser brevet til kundeservice. Når du ønsker at skrive et klagebrev, vil det være mere effektivt for dig at kontakte direkte kundeservice for det pågældende firma. Kundeservice bruges til at håndtere kundeklager, og du vil sandsynligvis se din anmodning behandles effektivt og effektivt.
- Se om muligt navnet på manageren for denne afdeling. Start dit brev med en høflighedserklæring som Dear Sir eller Kære fruefterfulgt af navnet på personen. Hvis du ikke kan finde navnet på kundeservicechefen, skal du bare skrive høflighedsformularen.
- Du kan finde kundeserviceadressen på virksomhedens websted, på virksomhedens brochurer, på ethvert reklamemateriale, der bruges, eller på enhver emballage eller etiket af de tilbudte produkter.
-
Gå lige til punktet. Den første linje i dit brev skal tydeligt angive, hvorfor du skriver dit brev, og hvad er essensen af din klage. Vis så mange relevante fakta som muligt, inklusive dato, tid og sted, hvor tjenesten blev leveret (eller købet blev foretaget), og glem ikke alle de serienumre eller modeller, det drejer sig om.- Modtageren af den missive skal kunne identificere formålet med brevet på mindre end fem sekunder. Så prøv at undgå at starte med en introduktion for længe og usammenhængende.
- Du kan præsentere flere detaljer eller forklare situationen i næste afsnit, men de første linjer skal fremhæve din klage så kortfattet som muligt.
- Sådan ser din første sætning ud: "Jeg skriver for at klage over en defekt hårtørrer, som jeg købte den 15. juli i din lokale på XXX Street i Paris. "
-
Vær specifik for resultatet af problemet. Hvis du ønsker en produktudskiftning, refusion, reparationer eller andre former for kompensation, skal du gøre det klart i andet afsnit. Således er det mere sandsynligt, at du ikke modtager formularer eller andre svarbrev, og giver modtageren noget at arbejde på.- Forsøg at være så konstruktiv som muligt i dine bemærkninger og tilbyde en måde at løse det problem, du står over for, så du opretholder dit forhold til virksomheden. Hvis du beder om refusion eller anden form for kompensation, mens du truer med at aldrig købe et produkt eller bruge det pågældende virksomheds tjenester, kan du muligvis ikke se dine anmodninger behandlet.
- Hvis du ønsker, at virksomheden skal løse et større problem, skal du medtage det i dit brev, men husk, at det vil tage tid.
- Tru ikke med at sagsøge i dit første brev. Dette kan være en sidste udvej at bruge, men send først dit klagebrev og vent på et positivt svar.
-
Prøv at vedhæfte kopier af værdikuponer. Det kan være kvitteringer, garantier, kautioner, kopier af check, som du har sendt, og om nødvendigt kan du vedhæfte et foto eller en video. Alle dokumenter skal medtages i brevet. Alle dokumenter skal ledsage dit brev.- Sørg for at sende kopier af de stykker, du vil vedhæfte, men ikke originalerne. På denne måde mister du ikke disse væsentlige oplysninger, i tilfælde af at du skal forelægge underlagsdokumenter til en tredjepart.
- Glem ikke at specificere alle de kopier, du vedhæfter til brevet. Her er et eksempel: "Find vedhæftet en kopi af min oprindelige kvittering sammen med en kopi af garantien og oplysninger om hårtørrerens serienummer. "
-
Giv tid til at løse problemet. Dette vil hjælpe med at give en passende periode til løsning af problemet. Dette vil berolige dig og hjælpe med at løse problemet på kortere tid.- Hvis du leverer en frist, forhindrer det også muligheden for, at dit brev går tabt eller glemt, hvilket kan gøre dit forhold til virksomheden endnu mere anspændt.
- Sørg for, at denne forsinkelse er rimelig. En periode på en eller to uger er normalt tilstrækkelig, selvom det afhænger af, hvad du beder om.
-
Luk brevet med respekt. Tak din modtager for hans hjælp, og fortæl dem, hvornår du gerne vil blive kontaktet for at løse problemet, og hvordan det bliver gjort. Dette forenkler arbejdet og giver dig mere effektive resultater.- Luk brevet formelt med et udtryk som "Med venlig hilsen", hvis du kender navnet på modtageren, eller "Accepter venligst mine hilsener", hvis dette ikke er tilfældet. Undgå uformelle lukningsformler som "Mine oprigtige hilsener" eller "Meget oprigtigt".
Del 2 Brug den passende tone og format
-
Vær høflig. Måske er du vred, og måske har du ret, men at ikke være høflig vil kun sætte modtageren i defensiven. Skriv et brev med en respektfuld tone og undgå for enhver pris at komme med truende, irritable eller sarkastiske bemærkninger. Husk, at den person, der linker dit brev, ikke er direkte ansvarlig for alt, hvad der sker med dig, og hun vil være mere modtagelig og glad for at hjælpe en klient, der er høflig og venlig, snarere end en forbruger, der er vred og hvem har en anklagende tone.- Husk, at det firma, som du sender det missive, ikke ønsker dig med vilje. De fleste virksomheder er glade for at tilfredsstille deres kunder.
- Du får succes, hvis du behandler modtageren som en person, der ønsker at hjælpe dig, snarere end at antage, at han har dårlige intentioner.
- Undgå at skrive brevet, når du er vred. Forvent at blive roligere, eller skriv det ned alligevel, hvis du foretrækker det, og vent en dag eller to, inden du sender det. Efter al sandsynlighed ønsker du at omformulere nogle ideer for at virke mindre aggressive.
-
Vær kortfattet. Kundeservicerepræsentanter kan modtage hundreder af breve hver dag, hvorfor det er vigtigt at komme til punktet meget hurtigt, så de ved nøjagtigt, hvad de kan forvente, så snart de begynder at læse. Hvis dit brev er for langt eller for detaljeret, har læseren en tendens til at se overfladisk på indholdet af forespørgslen og har ikke en meget klar idé om det problem eller de løsninger, du foreslår.- Undgå unødvendige detaljer eller bevidst betændende bemærkninger.
- Gør dit missive stand på en side, eller skriv mindre end 200 ord.
-
Foretag myndighed. Denne holdning giver den rette tone til dit brev og kan medføre, at virksomhedsembedsmænd tager din klage meget alvorligt. Dette gælder især for alvorlige klager, der kan have betydelige økonomiske følger.- At være autoritativ involverer mange ting, såsom sproglig kvalitet, viden om dine rettigheder og samfundets forpligtelser samt den professionalisme, du har vist i brevet.
- Alt dette giver dig troværdighed og kan have en positiv effekt på svaret på dit brev.
-
Skriv brevet i det passende format. Som nævnt ovenfor bestemmer det layout, der bruges til at gøre dit brev så professionelt som muligt, hvordan din klage vil blive modtaget. Angiv dit navn og adresse og datoen i øverste venstre hjørne af siden efterfulgt af navnet eller titlen på modtageren og firmaets adresse på venstre side lige over bogstavets krop.- Brug altid en computer til at skrive dit missive for lettere læsning og renere indhold. Hvis du skal skrive et brev for hånd, skal du sørge for, at din håndskrift er klar og læselig uden sletninger eller blækfarver.
- Efterlad et tomt rum under den afsluttende erklæring for at skrive din underskrift manuelt. I dette afsnit skal du skrive dit navn læseligt.
- Skriv et pænt og godt mellemrum med afsnit i samme størrelse.
-
Kontroller stavemåde og grammatik. Stafning og grammatik kan bestemme resultatet af din klage. Sørg for at stavekontrol på din computer, før du udskriver missiven, eller lad nogen læse den, før du sender den.
Del 3 Svar på brevet
-
Vent. Vær tålmodig, og prøv ikke at tage yderligere skridt inden den frist, du har foreslået i dit brev. Hvis den faste dato går uden noget svar fra virksomheden, kan du følge op ved at ringe eller sende en e-mail for at kontrollere, om dit brev er modtaget. Det er bedst at give virksomheden fordelen ved tvivlen.- Hvis du ikke har modtaget nogen oplysninger om brevet, eller hvis beslutningen ikke har været tilfredsstillende, kan du klage til en vejleder.
-
Klag i henhold til den hierarkiske struktur. Hvis du ikke kan løse problemet med kundeservicechefen, kan du prøve at finde den næste manager i henhold til virksomhedens hierarkiske struktur og komme i kontakt med ham. Hver gang du klatrer op ad stigen, fra en servicerepræsentant, til daglig leder, selvfølgelig gennem kundeservicechef og vicepræsident, kan du prøve at deltage i din korrespondance med de foregående niveauer. Således vil den pågældende repræsentant have en klarere idé om situationen, og dette kan hjælpe med at løse problemet på en ikke-kontroversiel måde.- Start helst med kundeafdelingen, før du når det næste niveau. Faktisk er denne afdeling mere vant til at håndtere disse typer klager, og enhver mail, der adresseres til daglig leder, vil sandsynligvis blive sendt til denne filial af virksomheden.
- Hvis dette er tilfældet, kan kundeservicemedarbejdere automatisk have et dårligt indtryk af dig, fordi du har forsøgt at arbejde omkring dem.
- Vær opmærksom på, at hvis du sender et brev til daglig leder eller en virksomhedsadministrator, skal dit brev være meget klart, kortfattet og godt skrevet, da han ikke har nogen forudgående viden om hændelsen.
-
Kontakt en advokat. Advokaten vil vide, hvordan han skal gå til sagsanlæg. Husk, at retssagen skal være din sidste udvej, og at nævne det i dit brev vil sætte en negativ tone og kan samtidig hindre enhver erstatning, du anmoder om. En sådan beslutning kan også skade dig, hvis du taber under retssagen.
- Inden du begynder at skrive, skal du tage et øjeblik og tænke over, hvad der skete med dig. Når du har tænkt igennem situationen og klart defineret, hvad du vil have tilbage og hvordan du ansøger, kan du begynde at skrive dit klagebrev.
- Medtag ikke andres vidnesbyrd i dit brev. Faktisk, hvis du mener, at denne situation kan ende i retten, er det bedre at udelade ikke kun udsagn fra vidner, men også deres navne. Husk også, at en retssag kan være dyr. Det er bedre at opnå en aftale uformelt eller i det mindste gennem voldgift.
- Sørg for at medtage dit navn, adresse, e-mail og telefonnummer (dit hjem, kontor og mobiltelefon, hvis muligt) i dit brev. Find ud af, hvem der sandsynligvis vil læse mailen, så du kan få oplysninger om status på din klage.
- Hvis du vil klage over en bestemt person, skal du begrænse dit brev til den pågældende person og ikke nedvende hele virksomheden. Hvis du vil klage over en firmapolitik, må du ikke fornærme modtageren eller reglerne. Du skal kun udsætte det aktuelle problem og din anmodning.
- Brug ikke voldelige udtryk. Husk, at det, du ønsker, er kompensation eller en løsning på problemet. Desuden hjælper det ikke at være ubehageligt ved at vanhedsægte fornærmelser. Hvis du vil vedtage et fastere sprog, skal du undgå den passive form og bruge mere direkte og beskrivende ord. Ord som bestyrtet og oprørsk er fastere end skuffet.
- Opbevar kopier af al din korrespondance, og glem ikke datoer, hvor brevene blev sendt.
- Nogle steder giver besøgende mulighed for at udtrykke deres klager. Kontroller med dem for at se, om andre kunder har været i samme situation med det samme firma som dig.
- Foretag en sidste læsning, og sørg for, at indholdet af din anmodning er ærlig, sandfærdig og verificerbar.
- Afsendelse af et håndskrevet brev har en bedre effekt end at gøre det via e-mail, fax eller via virksomhedens blog eller websted. De fleste virksomheder prioriterer håndskrevne breve højt.
- Det er ulovligt at påberåbe sig nogen form for fysisk eller verbal trussel i dit brev, såsom at ødelægge ejendom, skade andres helbred eller true en persons sikkerhed. Disse trusler kan fortolkes som chikane, hvilket er tilstrækkelig grund til at følge retssager i en domstol, som kan være underlagt sanktioner, der spænder fra bøder til fængsel. For din skyld skal du ignorere alle trusler. Bedre ikke at skrive dem skriftligt, hvad så meget mindre, send dem!